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MeePlan : le guide pour bien démarrer en 10 minutes
Meezaria Value ·
Vous venez de créer votre compte MeePlan et vous vous demandez par où commencer ? Bonne nouvelle : tout est pensé pour que vous soyez opérationnel en quelques minutes. Ce guide vous accompagne de la création de votre espace à votre première semaine bien organisée, en passant par les petits détails qui font gagner beaucoup de temps.1. Comprendre les trois briques de MeePlan
Avant de créer quoi que ce soit, trois mots à retenir.
- L'espace de travail est votre conteneur principal. Vous le nommez à l'inscription : « Mon agenda », « Agence Nova », « Famille »… Tout ce que vous créez ensuite vit dedans.
- Le client (ou « account ») représente une personne ou une entreprise pour laquelle vous travaillez : Orange, Start, Meezaria… Il est facultatif : une tâche peut très bien exister sans client.
- La tâche est l'unité de travail. Elle a un titre, une priorité, un statut, une échéance, et peut recevoir des étapes, des commentaires et des pièces jointes.
Vous travaillez seul ? Ignorez les clients et utilisez simplement l'espace et les tâches. Vous gérez plusieurs clients ? Ils vous serviront de filtre et de vue dédiée.
2. Régler l'essentiel dans Réglages
Prenez deux minutes dans Réglages avant de commencer. Vous y trouverez :
- les statuts de votre espace : À faire, En cours et Terminé par défaut, que vous pouvez renommer ou compléter ;
- les labels : un label se compose d'un groupe (par exemple « Campagne ») et de types (« Mise en place », « Optimisation », « Suivi »). Les couleurs sont choisies dans une palette pour que l'ensemble reste lisible ;
- les clients de votre espace ;
- vos rappels : combien de temps avant l'échéance être prévenu, et si vous souhaitez recevoir un e-mail.
Vous pourrez tout modifier plus tard : ne cherchez pas la perfection du premier coup.
3. Créer votre première tâche
Cliquez sur le bouton « Nouvelle tâche », à droite du titre de la liste. Une fenêtre s'ouvre, et tout est visible tout de suite : pas d'option cachée à aller chercher.
Les champs à connaître
- Le nom, court et clair. Commencez par un verbe : « Envoyer le devis », « Préparer la réunion ».
- La priorité : Critique, Haute, Moyenne ou Basse.
- L'échéance : choisissez le jour dans le calendrier, puis l'heure sur l'horloge ronde. Une tâche avec une heure précise, c'est une tâche qu'on n'oublie pas.
- Le client, le label et le statut, si vous les utilisez.
- La note : un champ libre pour le contexte, les liens utiles, les consignes.
- Les étapes : pour découper une tâche en petites cases à cocher. Double-cliquez sur « Ajouter une étape », écrivez, appuyez sur Entrée, et passez à la suivante.
4. Les tâches qui reviennent : la récurrence
Une facture à émettre chaque mois, un point d'équipe chaque lundi, un contrôle chaque trimestre : inutile de recréer la tâche à chaque fois. Choisissez une répétition (chaque jour, semaine, mois ou année) ou l'option « Personnalisée » pour des règles plus fines : tous les deux jours, certains jours de la semaine, un jour précis du mois, avec une fin au bout de N fois ou à une date donnée.
Le plus pratique : la prochaine occurrence est créée automatiquement quand vous terminez la tâche en cours. Dans le calendrier, les prochaines dates apparaissent en pointillé, et vous pouvez ignorer une occurrence (pendant vos congés, par exemple) sans casser la série.
5. Choisir la vue qui vous ressemble
Une même liste de tâches, quatre façons de la regarder. Les icônes à droite des filtres permettent de basculer, et MeePlan retient votre choix.
- La liste, classique et dense, parfaite pour trier et agir en lot : cochez plusieurs tâches et changez leur statut, priorité, client ou échéance en une seule fois.
- Le Kanban, avec une colonne par statut. Glissez-déposez une carte pour la faire avancer.
- La vue par client, avec une colonne par client, pour voir d'un coup d'œil où en est chacun.
- Le calendrier, en mois, semaine ou jour. Déplacez une tâche à la souris pour changer son échéance.
Sur téléphone ou tablette, un bouton « ⋯ » remplace le glisser-déposer et propose « Déplacer vers… ».
La barre de périodeAu-dessus de la liste, choisissez Aujourd'hui, Cette semaine ou Ce mois-ci. Les tâches en retard restent visibles, et les compteurs des onglets (À faire, En cours, En retard) suivent la période choisie. Chaque matin, un coup d'œil sur « Aujourd'hui » et vous savez quoi faire.
6. Travailler en équipe
Dans la page Membres, invitez vos collègues par e-mail et choisissez leur rôle : administrateur ou membre. La personne reçoit un lien valable sept jours. Vous voyez dans le tableau si l'invitation est envoyée, ouverte, acceptée ou refusée, et vous pouvez la renvoyer ou l'annuler.
Une fois l'équipe constituée :
- une tâche peut être assignée à plusieurs personnes ;
- chaque tâche a son fil de commentaires, visible par tous les membres ;
- tapez @ dans un commentaire pour mentionner un collègue : il reçoit une notification dans l'application (la cloche en haut) et un e-mail ;
- le bloc « Activité » garde l'historique : qui a changé quoi, et quand.
Le créateur de l'espace en reste le propriétaire : il ne peut pas être retiré par erreur, et peut transférer la propriété à un autre administrateur si besoin.
7. Suivre l'avancement : Dashboard et Rapport
Le Dashboard résume votre activité en graphiques : tâches par statut, par priorité, par client, avec les pourcentages. La page Rapport va plus loin : choisissez une période, filtrez par client ou priorité, puis exportez le tout en fichier Excel, avec le groupe et le type de label dans des colonnes séparées. Idéal pour préparer un compte rendu ou une facturation.
8. Les rappels, pour ne plus rien laisser filer
Dans Réglages, choisissez combien de temps avant l'échéance vous souhaitez être prévenu et activez les e-mails de rappel. Combiné aux échéances avec une heure précise, c'est le meilleur antidote aux oublis.
- Votre première semaine, en cinq gestes
- Créez votre espace et ajoutez vos premiers clients.
- Saisissez cinq tâches réelles, avec échéance et priorité.
- Transformez une tâche répétitive en tâche récurrente.
- Essayez la vue Kanban, puis le calendrier, et gardez celle qui vous convient.
- Invitez un collègue et mentionnez-le dans un commentaire.
Au bout d'une semaine, vous saurez si MeePlan colle à votre façon de travailler, et vous aurez déjà gagné du temps.
Prêt à essayer ?
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